PRIVACY NOTICE – IRON MOUNTAIN INDONESIA

  1. Home
  2. Kebijakan Privasi

PRIVASI ANDA PENTING BAGI IRON MOUNTAIN

Iron Mountain Indonesia (disebut sebagai "Iron Mountain" atau "Kami" dalam Pemberitahuan Privasi ini) telah mengembangkan Pemberitahuan Privasi ini untuk menginformasikan kepada anda mengenai bagaimana Kami memproses dan melindungi Data Pribadi yang Kami Kumpulkan, Gunakan, atau Bagikan dengan pihak ketiga. Ini juga mencakup bagaimana Iron Mountain membuat Data Pribadi yang dimilikinya dapat diakses dan dikoreksi oleh anda.

Kebijakan Privasi ini telah disusun sehubungan dengan kewajiban Iron Mountain berdasarkan Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik serta peraturan pelaksanaannya sebagaimana yang telah diubah, dicabut, atau diganti (“Undang-Undang Privasi”).

Mohon baca Pemberitahuan Privasi ini. Dengan mengirimkan Data Pribadi anda melalui Situs Web Iron Mountain, atau menerima atau mengakui Pemberitahuan Privasi ini secara tertulis, anda menyetujui Pengumpulan, Penggunaan, dan Pengungkapan Data Pribadi anda sebagaimana tercantum dalam Pemberitahuan Privasi ini, sama dengan anda menandatangani salinan dari Pemberitahuan Privasi ini.

1. PENGUMPULAN DATA PRIBADI ANDA

1.1 Iron Mountain Mengumpulkan Data Pribadi tentang pelanggan, calon pelanggan, vendor, calon vendor, kontraktor, kandidat pekerjaan, masyarakat umum (melalui CCTV Kami) dan pengguna Situs Web yang secara wajar diperlukan untuk, atau terkait langsung dengan, satu atau lebih fungsi atau kegiatan Kami. Data Pribadi tersebut dapat dikumpulkan melalui Situs Web Kami, melalui telepon, atau dengan cara lain.

1.2 Pada saat atau sebelum, atau, jika tidak dapat dilakukan, sesegera mungkin setelah dapat dilakukan, Kami Mengumpulkan Data Pribadi anda, Kami akan memberi tahu anda atas permintaan anda tentang hal tersebut dengan menyediakan kepada anda salinan dari Pemberitahuan Privasi ini, atau dengan memberi tahu anda bagaimana anda dapat mengakses Pemberitahuan Privasi ini.

1.3 Iron Mountain tidak akan Mengumpulkan Data Pribadi secara diam-diam atau dengan cara curang dan tidak akan menjual Data Pribadi anda kepada pihak ketiga mana pun.

2. BAGAIMANA KAMI MENGGUNAKAN INFORMASI ANDA DAN KAPAN KAMI DAPAT MEMBAGIKANNYA

2.1 Iron Mountain menyimpan Data Pribadi yang telah Dikumpulkan untuk Tujuan Utama, termasuk tetapi tidak terbatas pada:

    (a) menyediakan produk dan layanan yang anda pesan dari Kami atau sehubungan dengan produk atau layanan yang Kami pesan dari anda;

    (b) menjawab pertanyaan atau lamaran pekerjaan anda;

    (c) mengirimkan materi tambahan yang berkaitan dengan Iron Mountain dan layanan yang mungkin menarik bagi anda;

    (d) menyediakan layanan pelanggan yang efektif untuk anda; dan

    (e) untuk langkah-langkah keamanan yang berkaitan dengan layanan Kami.

2.2 Iron Mountain juga menyimpan Data Pribadi untuk tujuan selain Tujuan Utama (Tujuan Sekunder). Anda memberikan persetujuan kepada Kami untuk menggunakan Data Pribadi anda untuk Tujuan Sekunder berikut:

    (a) penagihan dan manajemen akun;

    (b) perencanaan bisnis dan pengembangan produk;

    (c) menyediakan informasi yang relevan kepada anda, termasuk promosi, tentang produk dan layanan Iron Mountain dan afiliasinya;

    (d) memungkinkan Kami untuk lebih memahami kebutuhan dan minat anda;

    (e) meningkatkan isi, fungsi, dan kegunaan Situs Web Kami;

    (f) meningkatkan upaya pemasaran dan promosi Kami;

    (g) menampilkan iklan personalisasi ketika anda mengunjungi Situs Web Kami; untuk tujuan lain yang diidentifikasi dari segala perjanjian lain antara anda dan Iron Mountain;

    (h) permasalahan, berita, atau informasi lain yang relevan dengan transaksi anda dengan Iron Mountain, atau tentang Iron Mountain secara umum, atau industri di mana anda atau Iron Mountain beroperasi; dan

    (i) Hal lainnya sebagaimana diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini.

2.3 Iron Mountain dapat Menggunakan dan/atau Membagikan Data Pribadi anda untuk Tujuan Sekunder apa pun yang tidak termasuk dalam Pemberitahuan Privasi ini jika:

    (a) Tujuan Sekunder tersebut terkait dengan Tujuan Utama; dan

    (b) Anda akan memiliki Perkiraan yang Wajar bahwa Kami akan Menggunakan informasi tersebut untuk Tujuan Sekunder itu.

2.4 Dari waktu ke waktu Kami dapat Membagikan Data Pribadi anda ke organisasi-organisasi di luar Iron Mountain guna memberikan layanan yang anda butuhkan atau jika diperlukan karena alasan hukum lainnya. Data Pribadi anda Dibagikan dengan organisasi-organisasi ini sehubungan dengan Kami yang menyediakan layanan Kami kepada anda atau untuk memenuhi persyaratan hukum lainnya. Organisasi-organisasi ini melaksanakan, di antara layanan lain, layanan Kami berupa:

    (a) fungsi penagihan dan pemulihan utang;

    (b) pertanyaan pelanggan;

    (c) layanan teknologi informasi;

    (d) layanan pemasaran dan komunikasi (termasuk riset pasar);

    (e) analisis penggunaan situs web;

    (f) untuk mendukung atau memfasilitasi kegiatan sebagaimana dijelaskan dalam paragraf 2.1 dan 2.2 Pemberitahuan Privasi ini; dan

    (g) penasihat dan penanggung asuransi.

2.5 Iron Mountain mengambil cara kontraktual atau cara-cara lain untuk mencegah:

    (a) Data Pribadi anda yang ditransfer ke organisasi-organisasi di atas agar tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan tersebut atau untuk tujuan hukum atau bisnis lainnya;

    (b) akses, pengumpulan, penggunaan, pengungkapan, penyalinan, modifikasi, pembuangan atau risiko serupa yang tidak sah terhadap Data Pribadi anda yang ditransfer ke organisasi tersebut untuk penyediaan layanan di atas.

Selanjutnya, Kami akan mengambil langkah-langkah yang dapat dilakukan secara wajar untuk memastikan bahwa organisasi-organisasi tersebut terikat oleh kewajiban kerahasiaan sehubungan dengan perlindungan Data Pribadi anda. Selain itu, Kami juga dapat mentransfer data anda ke pihak ketiga lain jika terjadi peralihan bisnis/usaha Kami.

3. PEMASARAN LANGSUNG

3.1 Iron Mountain hanya menargetkan bisnis dengan layanannya. Meskipun Data Pribadi dapat dikumpulkan dari setiap individu melalui Situs Web Kami atau lainnya untuk berbagai tujuan (yaitu untuk mengunduh dokumen, menanggapi pertanyaan atau lamaran pekerjaan), sehubungan dengan tujuan Pemasaran Langsung, Kami bermaksud untuk menggunakan Data Pribadi yang dikumpulkan dari individu dalam kapasitas resminya dan layanan yang dipromosikan Kami jelas ditujukan untuk penggunaan dalam bisnis yang ditargetkan. Jika persyaratan ini dipenuhi, Iron Mountain tidak perlu mendapatkan persetujuan dari individu ini.

3.2 Jika Kami memiliki keraguan bahwa Data Pribadi yang dikumpulkan terkait dengan individu-individu dalam kapasitas resmi mereka, Kami meminta persetujuan untuk Menggunakan dan/atau Membagikan setiap Data Pribadi yang Dikumpulkan dari anda untuk tujuan Pemasaran Langsung, baik yang Dikumpulkan melalui telepon, Situs Web, atau lainnya, tetapi tunduk pada ketentuan Pemberitahuan Privasi ini.

3.3 Dalam setiap komunikasi Pemasaran Langsung, Kami akan memasukkan:

    (a) pernyataan penting yang muncul pada bagian materi pemasaran yang relevan yang memberi tahu anda tentang hak anda untuk Memilih Keluar dari Pemasaran Langsung lebih lanjut; dan

    (b) cara sederhana bagi anda untuk Memilih Keluar dari penerimaan komunikasi Pemasaran Langsung lebih lanjut dari jenis itu.

3.4 Jika anda Memilih Keluar, Kami akan berhenti Menggunakan dan/atau Mengungkapkan Data Pribadi anda untuk tujuan Pemasaran Langsung.

4. MEMASTIKAN INFORMASI YANG AKURAT DAN MUTAKHIR

4.1 Kami mengambil tindakan pencegahan yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi yang Kami Kumpulkan, Gunakan, dan Bagikan sudah lengkap, relevan, dan mutakhir.

4.2 Namun, keakuratan informasi tersebut sangat tergantung pada informasi yang anda berikan. Oleh karena itu, Kami menyarankan agar anda:

    (a) memberi tahu Kami jika ada kesalahan dalam Data Pribadi anda; dan

    (b) terus mengabari Kami tentang perubahan-perubahan pada Data Pribadi anda. Anda dapat mengubah rincian pribadi anda dengan menggunakan fasilitas yang relevan di Situs Web Kami atau dengan menghubungi Iron Mountain melalui detail kontak sebagaimana diuraikan dalam paragraf 12.

5. BAGAIMANA KAMI MELINDUNGI INFORMASI ANDA

5.1 Iron Mountain akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melindungi Data Pribadi anda dari penyalahgunaan, gangguan, kehilangan dan akses atau pengungkapan yang tidak sah. Perlindungan ini dapat mencakup pula pengambilan langkah-langkah yang wajar untuk memusnahkan atau melakukan anonimisasi secara permanen terhadap Data Pribadi setelah tidak lagi diperlukan untuk tujuan apa pun untuk dapat Digunakan atau Dibagikan.

5.2 Iron Mountain tidak akan berusaha mencocokkan data yang sudah dianonimisasi atau membuat data anonim yang Dikumpulkan melalui survei atau perangkat online seperti "cookies", dengan informasi yang mengidentifikasi seorang individu, tanpa memberi tahu individu yang terkait.

5.3 Iron Mountain mewajibkan karyawan dan kontraktor untuk melaksanakan tugas mereka dengan cara yang sesuai dengan tanggung jawab hukum Iron Mountain dalam kaitannya dengan privasi, termasuk yang ada dalam Pemberitahuan Privasi ini.

5.4 Iron Mountain akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi hanya dapat diakses oleh orang-orang yang benar-benar memiliki "kebutuhan untuk mengetahui" serta benar-benar memiliki "hak untuk mengetahui."

6. BAGAIMANA ANDA BISA MENGAKSES ATAU MEMPERBAIKI INFORMASI ANDA

6.1 Iron Mountain akan mengizinkan catatan Kami yang berisi Data Pribadi anda untuk diakses oleh anda. Namun, Kami dapat menolak untuk memberikan anda akses ke Data Pribadi anda jika satu atau beberapa keadaan di mana pengguna data akan atau mungkin menolak untuk mematuhi permintaan akses data yang berlaku, yaitu bahwa penyediaan Data Pribadi itu, mungkin saja, secara wajar diperkirakan dapat:

    (a) mengancam keselamatan atau kesehatan fisik atau mental seseorang selain dari orang yang mengajukan permintaan;

    (b) menyebabkan kerusakan langsung atau serius terhadap keselamatan atau kesehatan fisik atau mental individu yang mengajukan permintaan;

    (c) mengungkapkan Data Pribadi tentang individu lain;

    (d) mengungkapkan identitas seseorang yang telah memberikan Data Pribadi tentang individu lain dan individu yang memberikan Data Pribadi tidak menyetujui pengungkapan identitasnya; atau

    (e) bertentangan dengan kepentingan nasional.

6.2 Jika Iron Mountain merasa cukup bahwa:

    (a) dengan memperhatikan tujuan penyimpanan informasi, informasi tersebut tidak akurat, tidak mutakhir, tidak lengkap atau tidak relevan atau menyesatkan; atau

    (b) Anda (sebagai orang yang terkait dengan Data Pribadi tersebut) meminta agar Kami memperbaiki informasi tersebut;

Kami akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memperbaiki catatan Kami yang berisi Data Pribadi anda sesegera mungkin.

6.3 Jika Kami menolak memberi anda akses ke Data Pribadi anda sesuai dengan paragraf 6.1 di atas, Kami akan tetap mengambil semua langkah yang wajar untuk memberi anda akses ke Data Pribadi anda dengan cara yang memenuhi kebutuhan anda dan Kami.

6.4 Jika anda:

    (a) ingin mengajukan permintaan untuk mengakses dan/atau mengoreksi Data Pribadi anda; atau

    (b) telah ditolak aksesnya ke Data Pribadi anda oleh Kami dengan alasan apa pun yang diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini dan anda ingin menentang penolakan itu; anda dapat melakukannya dengan menghubungi Petugas Perlindungan Data sesuai perincian sebagaimana diuraikan dalam paragraf 12.

6.4 Iron Mountain tidak akan membebankan biaya untuk memproses permintaan akses kecuali permintaan tersebut rumit atau padat sumber daya. Namun, Iron Mountain berhak untuk membebankan biaya administrasi jika seseorang meminta akses ke Data Pribadinya lebih dari sekali dalam periode tiga bulan.

6.5 Jika Iron Mountain menawarkan fasilitas manajemen akun online, pelanggan dapat menggunakan kemampuan ini untuk mengontrol aspek akun mereka, termasuk mengubah atau memperbarui Data Pribadi tertentu.

7. KETERBUKAAN

7.1 Petugas Perlindungan Data Iron Mountain akan menjadi titik kontak pertama untuk pertanyaan tentang masalah privasi. Jika anda ingin mengajukan pertanyaan atau keluhan tentang privasi anda, anda harus menghubungi petugas tersebut sesuai perincian sebagaimana diuraikan dalam paragraf 12.

7.2 Anda akan menemukan bahwa Situs Web Iron Mountain berisi salinan Pemberitahuan Privasi ini.

8. TETAP BERADA DALAM KEADAAN ANONIM

8.1 Iron Mountain tidak akan mewajibkan pengunjung Situs Web Kami untuk memberikan Data Pribadi kecuali Data Pribadi tersebut diperlukan untuk menjawab pertanyaan atau memberikan layanan. Namun, Iron Mountain dapat meminta pengunjung untuk memberikan Data Pribadi secara sukarela ke Iron Mountain (misalnya, sebagai bagian dari kompetisi atau kuesioner).

8.2 Iron Mountain akan mengizinkan anda untuk bertransaksi dengan Kami secara anonim atau dengan menggunakan nama samaran di mana saja yang masuk akal dan dapat dilakukan.

9. TRANSFER DATA PRIBADI

9.1 Jika Kami mengirim Data Pribadi keluar dari Indonesia kepada suatu entitas yang masih ada di dalam grup Iron Mountain, Iron Mountain akan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa penerima terikat oleh kewajiban yang dapat ditegakkan secara hukum sehingga memberikan standar perlindungan yang sebanding untuk itu di bawah Undang-Undang Privasi terhadap Data Pribadi anda yang ditransfer tersebut.

9.2 Iron Mountain dapat Membagikan Data Pribadi kepada penerima tanpa mematuhi ketentuan 9.1 jika:

    (a) Anda Diinformasikan Secara Tegas tentang transfer Data Pribadi yang dimaksudkan kepada penerima, dan anda menyetujuinya secara tertulis; atau

    (b) Kami percaya bahwa penerima tunduk pada hukum atau skema mengikat yang memberlakukan perlindungan informasi dengan cara yang, secara keseluruhan, setidaknya secara substansial mirip dengan cara Undang-Undang Privasi melindungi hal tersebut dan anda dapat mengakses mekanisme pelaksanaan perlindungan Data Pribadi anda berdasarkan hukum atau skema itu; atau

    (c) Kami melakukan uji tuntas untuk memastikan bahwa Data Pribadi tidak akan diperlakukan dengan cara yang akan melanggar Undang-Undang Privasi.

10. PERUBAHAN PEMBERITAHUAN PRIVASI

Iron Mountain dapat, atas kebijakannya sendiri, memperbarui Pemberitahuan Privasi ini kapan saja dan dari waktu ke waktu. Setiap perubahan akan efektif ketika diumumkan di Situs Web Kami. Apabila anda terus menggunakan Situs Web Kami, maka hal itu menunjukkan penerimaan anda terhadap segala perubahan pada Pemberitahuan Privasi. Semua Data Pribadi, yang Dikumpulkan sebelum dan sesudah perubahan berlaku, akan tunduk pada ketentuan kebijakan saat itu, di mana anda akan dianggap telah memberikan persetujuan, kecuali jika anda menunjukkan sebaliknya dengan cara menghubungi Petugas Perlindungan Data sesuai dengan perincian sebagaimana diuraikan dalam paragraf 12. Kami mendorong anda untuk merujuk kembali ke halaman ini dan terutama sebelum memberikan Data Pribadi apa pun kepada Kami.

11. DAFTAR ISTILAH

Mengumpulkan berarti merangkum, mendapatkan atau memperoleh dengan cara yang sah dan adil, informasi dalam keadaan di mana individu tersebut dapat diidentifikasi atau teridentifikasi.

Pemasaran Langsung melibatkan Penggunaan dan/atau Pembagian Data Pribadi untuk berkomunikasi secara langsung dengan seseorang untuk mempromosikan barang atau jasa melalui komunikasi tertulis, verbal atau elektronik untuk perusahaan tempat individu itu bertindak untuk dan atas namanya. Barang atau jasa yang dipasarkan tersebut dapat merupakan milik orang-orang dari Iron Mountain atau orang-orang dari organisasi pihak ketiga yang independen atas nama Iron Mountain.

Diinformasikan Secara Tegas berarti keadaan di mana Kami telah memberi anda pernyataan yang jelas (baik secara lisan atau tertulis) tentang fakta bahwa Kami tidak akan bertanggung jawab berdasarkan Undang-Undang Privasi dan anda tidak akan dapat meminta ganti rugi berdasarkan Undang-Undang Privasi apabila anda memberikan persetujuan dengan mana Data Pribadi anda dapat Dibagikan oleh Kami kepada penerima di luar Indonesia dan penerima tersebut menangani Data Pribadi anda dengan melanggar Undang-Undang Privasi.

Iron Mountain Indonesia berarti PT Iron Mountain Indonesia termasuk semua anak perusahaan, perusahaan terkait dan/atau asosiasinya.

Memilih Keluar berarti permintaan individu yang diungkapkan untuk tidak menerima komunikasi Pemasaran Langsung.

Data Pribadi berarti setiap data (a) yang terkait langsung atau tidak langsung dengan individu yang hidup; (b) dari mana identitas individu dapat dipastikan secara langsung atau tidak langsung; dan (c) dalam bentuk di mana akses atau pemrosesan data dapat dilakukan. Hal ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email dari individu tersebut.

Tujuan Utama adalah alasan utama untuk Mengumpulkan Data Pribadi apa pun.

Perkiraan yang Wajar berarti ekspektasi yang wajar dari seseorang bahwa Data Pribadi mereka dapat Digunakan atau Dibagikan untuk tujuan yang relevan.

Tujuan Sekunder adalah tujuan Menggunakan atau Membagikan selain Tujuan Utama.

Membagikan atau Berbagi umumnya berarti rilis informasi di luar Iron Mountain, termasuk di bawah kontrak untuk melakukan "fungsi outsourcing."

Menggunakan berarti penanganan Data Pribadi dalam Iron Mountain.

Situs Web berarti situs web Iron Mountain dan halaman web terkait.

12. MENGHUBUNGI IRON MOUNTAIN

Jika anda memiliki pertanyaan tentang Pemberitahuan Privasi ini, silakan hubungi Petugas Perlindungan Data melalui surel di compliance@ironmountain.com.

13. BAHASA

Pemberitahuan Privasi ini dibuat dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia. Dalam hal terjadi inkonsistensi atau ketidaksamaan antara versi Bahasa Inggris dan versi Bahasa Indonesia, versi Bahasa Inggirs akan berlaku dan versi Bahasa Indonesia akan dianggap secara otomatis diubah untuk menyesuaikan dan konsisten dengan versi Bahasa Inggris.

Pemberitahuan Privasi ini terakhir diperbarui pada 1 April 2019.